LET’S TALK.
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FAQs.
GSD ha un listino che varia a seconda delle funzionalità richieste (es. prenotazione viaggi, lettura scontrini tramite OCR, conservazione sostitutiva, ecc).
Il canone di servizio dipende dai moduli richiesti e dal numero di utenti.
Mediamente è intorno ai 120 euro per utente all’anno.
La licenza di GSD si basa sul numero di utenti che compilano note spese nel mese.
Il sistema può essere messo a disposizione di tutti i dipendenti, ma solo chi compila la nota spese “consuma” una licenza.
Ad esempio, un’azienda con 100 dipendenti, di cui 30 viaggianti e gli altri occasionali, può acquistare 50 licenze per coprire le sue esigenze.
Sì, è disponibile un’app per Android e iOS.
L’utilizzo da app è consigliato perché consente di scattare agevolmente le foto agli scontrini.
Attualmente GSD è disponibile in italiano e in inglese.
Se necessario può essere tradotto in altre lingue.
Abbiamo sviluppato la prima versione di GSD negli anni ’90, quando le interfacce erano a caratteri.
Nel corso degli anni abbiamo affrontato tutti i problemi che mediamente le aziende incontrano quando devono gestire le note spese aziendali, che siano fiscali, organizzativi, tecnologici…
Siamo quindi in grado di fornire soluzioni a 360°, anche personalizzando il software nel caso di esigenze particolari.
Sì, e permette di effettuare la riconciliazione con i movimenti forniti dalla banca, in modo da evidenziare eventuali spese non rendicontate in nota spese.
Sì, vengono gestiti i massimali di deducibilità per vitto e alloggio, le spese imponibili e i limiti di deducibilità per il rimborso chilometrico.
Ci sono varie modalità, a seconda delle policy dell’azienda.
In generale, ogni dipendente ha uno o più approvatori.
C’è poi una fase di certificazione che avviene a cura del back-office.
L’utente scatta la foto allo scontrino, dopodiché il sistema estrae le informazioni principali (data spesa, importo, valuta) e le precompila nella form di inserimento dati.
Se i dati sono illeggibili o poco chiari, viene dato un avviso.
L’utente può confermare i dati o modificarli.
Se si attiva il modulo di conservazione sostitutiva a norma di legge, è possibile evitare la conservazione degli scontrini e ricevute cartacee.
Anche la nota spesa stessa può restare digitale e non essere mai stampata.
GSD ha un modulo che consente al dipendente di prenotare i servizi necessari alla trasferta (aereo, hotel, auto a noleggio, ecc).
Le richieste possono essere evase da un ufficio interno all’azienda, oppure da un’agenzia viaggi convenzionata (è anche possibile un mix delle due soluzioni).
Noi di Info Studi (l’azienda produttrice di GSD) consideriamo l’assistenza al cliente il più importante valore aggiunto della nostra soluzione.
Per questo ci impegniamo a fornire un’assistenza puntuale e veloce.
Solitamente ci interfacciamo con i key user, che effettuano un primo filtro sulle richieste più comuni e ripetitive.
Come produttori del software, siamo i detentori di tutto il codice sorgente e siamo quindi in grado di realizzare qualunque tipo di personalizzazione.
Alcuni interventi migliorativi vengono messi a disposizione di tutti i clienti, che si trovano quindi ad utilizzare uno strumento in continua evoluzione.
Passare da un sistema manuale (ad esempio basato su fogli Excel) porta una notevole efficienza sull’intero processo di gestione.
Ad esempio, già in fase di inserimento delle spese si riscontrano minori errori, poiché il programma effettua dei primi controlli basati sulle policy aziendali.
La disponibilità di dati in formato strutturato consente di ottimizzare la comunicazione con gli altri sistemi gestionali dell’azienda (ERP, payroll, controllo di gestione), generando flussi automatici di dati.
Sì, GSD genera automaticamente le prime note contabili, che possono essere importate nel gestionale aziendale, previa condivisione dei tracciati di comunicazione.
Ci sono due possibilità di liquidazione delle spese anticipate dal dipendente:
1) tramite cedolino: GSD fornisce un report delle persone da liquidare, unitamente ad un file che può essere importato nel sistema paghe in uso dall’azienda.
2) tramite bonifico bancario: nell’anagrafica del dipendente viene indicato l’IBAN del conto personale, dopodiché GSD genera un file in formato SEPA da caricare tramite il portale della banca, contenente tutti i bonifici da effettuare
Le causali di spesa vengono configurate inserendo i massimali previsti dall’azienda.
Quando il dipendente supera questi massimali, scatta un “fuori policy” che deve essere giustificato e può richiedere approvazioni aggiuntive.
